adab-adab mesyuarat

Selepas mana kita mengetahui beberapa perkara penting sebelum n semasa mesyuarat berlangsung dalam siri 1 & 2 sebelum iniuntuk menjadikan mesyuarat yang berkesan. Satu faktor yang amat penting mesti dititik beratkan iaitu memperanankanpengerusi mesyuarat. 

 

Hal ini demikian kerana, peranan pengerusi mesyuarat amat penting dan menjadi penentu kepada suasana mesyuarat yangberlangsung. Pengerusi mesyuarat mempunyai kuasa eksekutif di dalam pengendalian mesyuarat namun dalam masa yang sama ia terpaksa mengawalkeputusan majoriti yang menjadi kuasa mutlak dalam satu-satu perbincangan. 

 

Kecelaruan dalam mengawal perbincangan untuk mendapatkan keputusan, menjadikan mesyuarat yang berlangsung tidak berkualiti bahkan sedikitsebanyak memberi kesan kepada keputusan yang dihasilkan. 

 

Pengerusi mesyuarat bagaikan nakhoda kapal yang memikul tanggungjawab yang besar. Walaupun arahan di bawah bidang kuasanya, namun untukmenghasilkan sesuatu keputusan, maklumat serta informasi daripada seluuruh anak kapal mesti diambil kira dan yang paling penting ialah bagaimanamenggabungkan kesemua maklumat yang diberikan untuk mengeluarkan sesuatu arahan supaya kapal yang belayar sampai ke destinasi denganselamat. 

 

Pengerusi mesyuarat yang terbaik ialah mereka yang mampu menghidupkan suasana perbincangan di kalangan semua ahli mesyuarat seterusnyamengawal perbincangan dalam membentuk kata sepakat sebagai keputusan. 

 

Justeru, pengerusi mesyuarat memainkan peranan yang sangat besar dan penting. Ia merupakan kepala bagi anggota yang lain. Maka disebabkan itu,pengerusi mesyuarat perlu mengetahui beberapa perkara dalam memastikan ia mampu mengendalikan mesyuarat dengan berkesan, iaitu : 

 

- Tidak semua keputusan perlu kepada undian

 

Antara kelemahan pengerusi mesyuarat ialah menyerahkan sebulat-bulatnya kepada undian tanpa mampu menggunakan kuasa eksekutif atau lebihtepat lagi, tidak mampu menggabungkan suara perbincangan ke arah keputusan yang terbaik. Suasana perbincangan iaitu perbezaan pendapat dikalangan ahli mesyuarat merupakan suatu kebaikan bahkan satu keperluan dalam mesyuarat. Namun begitu, pengerusi mesyuarat mestilah mampumenilai setiap pandangan yang dikeluarkan justeru dapat menguasai keadaan dalam melihat reaksi ahli mesyuarat bagaimana kecenderongan merekadalam memberikan sokongan. 

 

Bukanlah apabila ada setiap percanggahan idea, keputusan akhir adalah undian semata-mata. Ia akan menyebabkan keputusan yang dihasilkan tidakmatang bahkan bukanlah yang terbaik. 

 

Keputusan melalui undian hanya melibatkan apabila memang suasana ahli mesyuarat tidak ada kecenderongan kepada mana-mana pihak walaupunsedikit. Perlu juga diingatkan, perkara yang melibatkan dasar serta ketetapan, seeloknya elakkan undian. 

 

Justeru, pengerusi mesyuarat perlu juga menggunakan kuasa eksekutif dalam satu-satu keputusan yang melibatkan perkara yang besar. Sekiranyaperkara yang tidak menjadi permasalahan, maka tidak ada masalah dibuat undian bahkan lebih meraikan pandangan semua pihak.

 

- Perbincangan oleh semua ahli mesyuarat, bukan sebahagian

 

Pengerusi majlis mesti sedar bahawa suasana mesyuarat tidak akan berjaya dengan hanya sebahagian ahli mesyuarat sahaja yang berbincang. Suasanayang terbaik ialah memperanankan semua ahli mesyuarat dalam menyuarakan pandangan walaupun sekali atau pandangan yang biasa. 

 

Hal ini sangat penting kerana keupayaan dalam menilai sesuatu kondisi perkara adalah berbeza. Kemungkinan ahli mesyuarat yang aggresif tidakperasan berkenaan hal-hal sampingan yang boleh menjejaskan gerak kerja. Justeru, perbincangan semua ahli mesyuarat mesti dihidupkan bagi menilaisemua pandangan dan meraikan semua kehendak.

 

Maka menjadi peranan pengerusi mesyuarat dalam memastikan semua ahli mesyuarat berperanan ketika mesyuarat berlangsung. Gunakan pelbagaiteknik yang ada, jangan hanya menghidupkan suasana yang 'suam' iaitu hanya sebahagian sahaja yang berperanan. 

 

- Mengawal masa bagi sesuatu agenda

 

Walaupun mesyuarat yang dilakukan berkehendak kepada perbincangan yang lumut serta teliti, namun ia tidak memberikan maksud perbincanganyang dilakukan mestilah berjela-jela sehingga mengganggu agenda mesyuarat yang lain. Sekiranya pengerusi mesyuarat tidak merangka tempoh bagisesuatu perbincangan merujuk kepada kondisi permasalahan yang dibincangkan, ia akan menghasilkan mesyuarat yang tidak berkualiti bahkan akanmenghabiskan masa kerana agenda mesyuarat yang lain tergendala.

 

Pengerusi mesyuarat mestilah mempunyai perangkaan asas untuk satu-satu agenda berapa tempoh yang diperuntukkan. Bukanlah bermaksud tempohtadi itu mesti dimaklumi kepada mesyuarat lain. Ia hanya untuk pengerusi mesyuarat agar dapat mengawal mesyuarat dengan tepat dan tahu bila masauntuk menghasilkan keputusan. 

 

Hal ini demikian, pengerusi mesyuarat perlu teliti dalam menilai hujah-hujah yang diberikan. Menjadi kebiasaan pihak yang sama memberikan hujah yang sama selepas mana memberikan hujah pengukuhan. Bermaksud pihak yang sama mengulangi hujah yang sama lebih daripada 3 atau 4 kali. Dan mungkin juga pihak yang berlainan namun hujah yang sama. Ia sebenarnya tidak baik bagi pengurusan masa dalam kendalian mesyuarat. 

 

Justeru, pengerusi mesyuarat mesti ada perangkaan secara peribadi untuk satu-satu agenda berapa tempoh perbincangan yang dibuka. 

 

- Menjaga suasana mesyuarat

 

Antara kelemahan pengerusi mesyuarat ialah kawalan dalam menjaga suasana di dalam mesyuarat. Tugas utama ialah menghidupkan suasana perbincangan, kemudian pengerusi mesyuarat juga mesti mampu menjaga suasana agar semua ahli mesyuarat mampu untuk terus memberikan idea-idea yang segar dan bernas. 

 

Suasana mesyuarat yang lama selalunya akan menyebabkan tepu dengan fokus ahli mesyuarat sudah lari, tidur, menyebabkan banyak merapu dengan lawak yang remeh dan sebagainya. 

 

Mesyuarat yang lama tidak menjadi masalah namun permasalahannya ialah menjaga suasana agar sentiasa segar. Perkara sebegini perlu diperhatikan oleh pengerusi mesyuarat setiap masa dalam mesyuarat. Bimbang-bimbang hanya sebahagian agenda sahaja yang mendapat perbincangan yang terbaik, namun sebahagian agenda lagi diperbincangkan dengan tidak matang. 

 

Maka ini adalah beberapa perkara penting yang mesti diketahui bagi mereka yang menjadi pengerusi mesyuarat. Mengendalikan mesyuarat dengan berkesan merupakan satu perkara yang besar, justeru memerlukan kepada latihan dan pengalaman. Apa yang penting mesyuarat merupakan medium menghasilkan sesuatu keputusan bagi menjaga maslahat ramai. 

 

Mereka yang menolak mesyuarat adalah mereka yang menolak sistem pengurusan Islam yang diajarkan oleh Nabi Muhammad SAW dan apa yang telah dipraktikkan oleh para sahabat RA. Mudah-mudahan 3 siri artikel ringkas berkenaan pengedalian mesyuarat yang berkesan mampu memberikan panduan kepada semua pimpinan mahasiswa khususnya.